Von Serverausfällen zur stabilen digitalen Infrastruktur – Forberger & Haeder

Ausgangssituation

Die Forberger & Haeder Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Sitz in Hamburg betreut seit vielen Jahren kleine Unternehmen und den Mittelstand. Mit mittlerweile rund 60 Mitarbeitenden zählt sie zu den etablierten Kanzleien der Region.

Als die Kanzlei noch deutlich kleiner war, litt sie unter massiven IT-Problemen: wiederkehrende Serverausfälle, fehlende interne IT-Kompetenz und langsame Reaktionszeiten der damaligen Dienstleister führten zu hohen Ausfallzeiten. „Wir hatten öfter Serverausfälle, und da wir intern niemanden hatten, der sich um die EDV kümmern konnte, standen wir teilweise mehrere Stunden still“, erinnert sich Geschäftsführer Peer Forberger.

Auch sein Mitgeschäftsführer Marko Haeder bestätigt: „Das größte Problem waren die hohen Ausfallszeiten. Mitarbeiter konnten teils einen halben Tag nicht mehr arbeiten – das führte natürlich zu erheblichen Umsatzausfällen“.

Die Entscheidung für mv it

Auf der Suche nach einer besseren Lösung stießen die beiden Geschäftsführer auf Larsen Veller und die mv it GmbH. Entscheidend waren nicht nur die attraktiven Konditionen, sondern vor allem die persönliche Beratung:

„Das Erstgespräch mit Herrn Veller war sehr gut. Es konnte sofort eine schnelle Vertrauensbasis aufgebaut werden. Deshalb haben wir uns für ihn und die mv it als neuen Partner entschieden“, so Peer Forberger.

Auch für Marko Haeder spielte die Persönlichkeit eine große Rolle: „Zum einen war die Lösung von mv it deutlich günstiger als die DATEV-Variante. Zum anderen hat uns Herr Veller mit seiner Erfahrung und seiner Persönlichkeit direkt überzeugt“.

Die Lösung

Die mv it nahm die komplette Infrastruktur in die Hand. Die Server wurden aus der Kanzlei ausgelagert, zentral betreut und hochverfügbar aufgesetzt. „Seitdem laufen unsere Systeme stabil, wir haben so gut wie keine Ausfallzeiten mehr. Systemupdates werden nachts oder am Wochenende durchgeführt, sodass wir im Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt sind“ erläutert Peer Forberger.

• Darüber hinaus wurden gemeinsam weitere Projekte umgesetzt:
• Dokumentenmanagement-System (DMS): Essenziell, um Homeoffice-Arbeit und dezentrale Teamstrukturen zu ermöglichen. „Das war ein sehr wichtiges Projekt für uns, weil viele unserer Mitarbeiter inzwischen von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Ohne DMS wäre das nicht möglich gewesen“ sagt Peer Forberger.
• DATEV Unternehmen Online: Für die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten wurde eine nahtlose Lösung implementiert.
• Kostenoptimierung bei DATEV: Durch eine Prüfung der Rechnungen konnten spürbare Einsparungen erzielt werden. „Herr Veller hat unsere DATEV-Rechnung
  geprüft und Optimierungen umgesetzt. Dadurch konnten wir unsere Kosten erheblich senken“ betont Marko Haeder
• Controlling-Cockpit: Ein Dashboard für Live-Einblicke in Umsatz, Personalkosten und Mandantenprofitabilität. „Das ist eine betriebswirtschaftliche Bereicherung für uns“, so Marko Header.

Die Ergebnisse

Die Resultate sprechen für sich:

• Nahezu 100 % Verfügbarkeit: Serverausfälle gehören der Vergangenheit an.
• Zentrale Datensicherung: Rücksicherungen laufen zuverlässig und ohne Datenverlust.
• Kostenreduktion: Optimierungen bei DATEV führten zu deutlichen Einsparungen.
• Flexibles Arbeiten: Dank DMS können Mitarbeitende deutschlandweit arbeiten.
• Zukunftssicherheit: Durch regelmäßige Updates und Beratung bleibt die Kanzlei technologisch auf dem neuesten Stand.

Peer Forberger fasst die Zusammenarbeit so zusammen: „Wir haben eine sehr stabile EDV, wir müssen uns keine Gedanken mehr über Datensicherung machen und fühlen uns bei den neuesten Entwicklungen im Bereich Steuerkanzlei-IT immer gut beraten“.

Marko Haeder ergänzt: „Ich kann mich kaum daran erinnern, dass wir in den letzten Jahren größere oder längere Ausfälle hatten. Das ist für uns das Wichtigste in der Zusammenarbeit mit mv it: absolute Zuverlässigkeit“.

Der Blick nach vorn

Aktuell begleitet mv it den Aufbau einer neuen Telefonanlage, die es ermöglicht, auch aus dem Homeoffice unter der Kanzleinummer erreichbar zu sein. Außerdem beschäftigt sich die Kanzlei mit dem Thema Künstliche Intelligenz – und setzt auch hier auf die Expertise von mv it: „Das Thema KI ist sehr interessant. Wenn die mv it uns dazu Vorschläge macht, nehmen wir das sehr gerne an“ erwähnt Marko Haeder.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit mv it hat sich für die Forberger & Haeder Steuerberatungsgesellschaft zu einem echten Erfolgsfaktor entwickelt. Wo früher IT-Stillstände und Unsicherheit den Alltag prägten, sorgt heute eine stabile, zukunftsorientierte Infrastruktur für Effizienz, Flexibilität und Sicherheit.

Die mv it in drei Worten:

„Vertrauensvoll. Effizient. Schnell.“ – Peer Forberger

„Schnell. Lösungsorientiert. Betriebswirtschaftlich sinnvoll.“ – Marko Haeder