Der digitale Schriftverkehr hat längst den klassischen Brief überholt. Doch für elektronische Post gelten dieselben Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten: Sie müssen ,unverlustbar’ archiviert werden. Dies betrifft gleichermaßen per E-Mail empfangene Belege (Rechnungen etc.) und andere kaufmännische Geschäftsvorfälle (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Skontivereinbarungen u. v. m.).

Dies stellt Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Geschäftskorrespondenz vor enorme Herausforderungen: Postfächer erreichen ihr Speichervolumen, wichtige Nachrichten werden nicht zugestellt oder vom Anwender versehentlich gelöscht – um nur einige wenige zu nennen.

Unsere Lösung für dieses ernst zu nehmende Problem liegt in der Bereitstellung eines Cloud Service Providers (CSP), unseres Cloud-MailArchivs. Es wird direkt auf der Providerseite geführt und belastet damit nicht die Speicher der Kundenserver. Daneben ist es Domain-basierend, was bedeutet, dass grundsätzlich alle Eingangs- und alle Ausgangs-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert werden. Selbstredend können über ein Regelwerk nicht zur Archivierung bestimmte Adressen ausgeblendet werden (z. B. Newsletter). Die Zugriffsteuerung erfolgt über eine Nutzer-Verwaltung, den Benutzern kann der Zugriff auf seine persönlichen oder übergeordnete Archivbereiche individuell gewährt werden. Auch die Handhabung des Cloud-MailArchivs ist über ein Outlook-Add-In direkt, schnell und unkompliziert zu bewerkstelligen. Ein weiteres Highlight ist die Gewährleistung einer GoBD-konformen Aufbewahrung aller elektronischen Rechnungen.

Das Cloud-MailArchiv besteht aus redundanten Servern im Rechenzentrum von mv it, welche kontinuierlich Ihre Datenbestände abgleichen und sichern sowie auf Viren prüfen. Auch entfällt bei unserer Private-Cloud-Lösung jegliche Administrations- und Update-Arbeit für den Anwender. Als Managed Service Provider (MSP) regelt das Cloud-MailArchiv Ihren digitalen Schriftverkehr unabhängig von Ihrer Serverstruktur und Ihrer IT-Security.

Sie haben in Ihrem Geschäftsalltag schon die Erfahrung gemacht, dass Sie einem Kunden oder Mandanten bei Auseinandersetzungen eine mehrere Jahre zurückliegende via E-Mail getätigte Aussage nachweisen mussten? Dann können Sie sich vorstellen, wie unkompliziert dies mit einer 100%-igen, zentralen, chronologischen und revisionssicheren E-Mail-Archivierung möglich ist. Mit dem mv it Cloud-MailArchiv sind Sie auch hier auf der sicheren Seite!

Melden Sie sich noch heute bei uns, um die zahlreichen weiteren Vorzüge unseres Cloud-MailArchivs kennenzulernen und lösen Sie mit uns das anspruchsvollste Problem Ihrer Geschäftskorrespondenz!