IT-Sicherheit 2025: 7 Maßnahmen, mit denen Kanzleien NIS2 & DSGVO meistern

Die Anforderungen an IT-Sicherheit nehmen weiter zu. Mit der neuen NIS2-Richtlinie und den verschärften Vorgaben der DSGVO geraten vor allem Steuerkanzleien und mittelständische Unternehmen unter Druck. Wer die Vorgaben ignoriert, riskiert nicht nur hohe Strafen, sondern auch das Vertrauen seiner Mandanten. Doch die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Schritten lässt sich Sicherheit nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und praxistauglich umsetzen.

Ein entscheidender Baustein ist das Passwortmanagement. In vielen Kanzleien werden sensible Zugangsdaten noch immer in Excel-Listen, auf Post-its oder in unsicheren Tools aufbewahrt. Das öffnet Angreifern Tür und Tor. Moderne Passwortlösungen wie Passbolt ermöglichen dagegen eine zentrale, verschlüsselte und rollenbasierte Verwaltung, die sowohl Komfort als auch Sicherheit schafft.

Ebenso wichtig ist eine durchdachte Backup-Strategie. Backups sind die Lebensversicherung jeder IT-Infrastruktur. Wer seine Daten regelmäßig und automatisiert in deutschen, DSGVO-konformen Rechenzentren sichert und zusätzlich lokale Kopien vorhält, schützt sich zuverlässig vor Datenverlusten und Systemausfällen. Genauso entscheidend ist die konsequente Verschlüsselung von Daten – sowohl im Speicher als auch beim Versand. End-to-End-Verschlüsselung, sichere Standards wie AES-256 und Zertifikate, die auch NIS2-Anforderungen erfüllen, sind hier der neue Standard.

Ein weiterer Kernbereich ist die Zugriffskontrolle. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Daten. Rollenbasierte Rechte, Mehrfaktor-Authentifizierung und revisionssichere Dokumentation stellen sicher, dass sensible Informationen nur von denjenigen eingesehen werden, die sie tatsächlich benötigen. Damit lassen sich nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern auch interne Risiken deutlich reduzieren.

Genauso relevant ist das Thema Schwachstellenmanagement. Viele Unternehmen prüfen ihre Systeme nur unregelmäßig. Dabei sind kontinuierliche Tests, schnelle Updates und ein automatisiertes Monitoring entscheidend, um Angriffe frühzeitig abzuwehren. Ergänzt wird dies durch regelmäßige Mitarbeiterschulungen. Denn die größte Sicherheitslücke sitzt oft nicht im Serverraum, sondern am Arbeitsplatz. Wenn Mitarbeiter lernen, Phishing-Mails zu erkennen, Social-Engineering-Tricks zu durchschauen und Sicherheitsbewusstsein im Alltag zu leben, steigt die gesamte Resilienz der Organisation.

Schließlich darf ein Notfall- und Incident-Response-Plan nicht fehlen. Es reicht nicht, nur technische Schutzmaßnahmen einzusetzen. Entscheidend ist, im Ernstfall klare Abläufe zu haben: Wer informiert wen? Welche Systeme werden zuerst geschützt? Welche Behörden oder Mandanten müssen eingebunden werden? Nur wenn diese Fragen im Vorfeld geklärt und regelmäßig in Simulationen geübt werden, bleibt ein Unternehmen auch im Ernstfall handlungsfähig.

IT-Sicherheit 2025 ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die gesetzlichen Vorgaben durch NIS2 und DSGVO sind dabei weniger eine Bedrohung als vielmehr ein Anstoß, Strukturen zu verbessern und Vertrauen aufzubauen. Wer jetzt handelt, stellt sicher, dass seine Kanzlei oder sein Unternehmen nicht nur rechtlich abgesichert ist, sondern auch langfristig als verlässlicher Partner wahrgenommen wird.

Unser Tipp: Lassen Sie Ihre aktuelle Sicherheitslage durch einen IT-Sicherheitscheck bewerten. So sehen Sie schnell, wo Handlungsbedarf besteht, und können gezielt Maßnahmen ergreifen, die Sicherheit, Effizienz und Vertrauen miteinander verbinden.